Abläufe effizienter organisieren – die Veränderung beginnt im Kopf

Wenn es um die Digitalisierung der Unternehmen geht, werden nicht einfach vorhandene Abläufe durch neue ersetzt. Es geht vielmehr um die Weiterentwicklung des Geschäfts, aber auch um neue Denkansätze bei allen unternehmensrelevanten Aufgabenstellungen.

Deshalb ist es unumgänglich, eine digitale Roadmap zu erstellen, mit der von der Analyse über die Strategie bis hin zur Umsetzung jeder Schritt geplant wird. Je nach Anforderung könnte als Erstes eine kollaborative, durch digitale Tools unterstützte Teamarbeit über alle Abteilungen hinweg eingeführt werden.

Digitalisierung erfordert Flexibilität

Bei der Analyse der bestehenden Abläufe wird häufig eines besonders auffallen: fehlende Flexibilität. Deshalb sollten sowohl administrative als auch produktive Geschäftsabläufe flexibilisiert und für die Digitalisierung „fit“ gemacht werden. Drei Aspekte bestimmen diesen Prozess: Vernetzung, Automatisierung und Cloud Computing.

5 Digitalisierungstipps für mehr Prozesseffizienz:

1. Silodenken ist kontraproduktiv
Unternehmen sollten lernen, abteilungs-, funktions- und projektübergreifend zu denken und zu handeln, auch auf IT-Ebene: Da unterschiedliche Prozesse aus der Kommunikation, dem Projektmanagement, dem Wissens- und Contentmanagement aufeinandertreffen, fordert eine kollaborative Zusammenarbeit die Verknüpfung der Anwendungslandschaft.

2. Wertschöpfende Daten
Um mehr Umsatz zu generieren, sollten Daten als wichtige Ressource begriffen werden. Nur wenn Prozesse nahtlos ineinandergreifen, ist eine optimale Wertschöpfung möglich. Dafür sorgt eine End-to-End-Prozessgestaltung: vom Auslesen und Klassifizieren aller eingehenden Informationen über den Export in unterschiedliche Systeme bis hin zur automatisierten Verarbeitung etwa in einem ERP-System.

3. Alle Prozesse virtualisieren
Alle datengetriebenen Prozesse können virtualisiert werden. Auch unstrukturierte Daten aus sozialen Netzwerken, textbasierter Unternehmenskommunikation, Bildern und Videos lassen sich strukturieren. Erst so werden sie für virtuelle Anwendungen verfügbar. Virtualisierung senkt den administrativen Aufwand, spart Kosten ein und sie macht ein Unternehmen auch schneller.

4. Cloud macht unabhängig
Die bisher empfohlenen Maßnahmen steigern die Effizienz und Flexibilität des Unternehmens. Allerdings nicht, wenn weiter Insel-Softwarelösungen bestehen. Wahre Unabhängigkeit bei Investitionen, dem Betrieb und dem benötigten Leistungsumfang bietet nur Cloud Computing. Insofern bei der Auswahl der Cloud-Dienste auf Interoperabilität geachtet und der Best-of-Breed-Ansatz verfolgt wird, können auch mehrere standardisierte Produkte eine optimale Leistung entfalten.

5. Autonomie für Fachabteilungen
Von dieser Unabhängigkeit profitieren auch die einzelnen Fachabteilungen, da mit Cloud Computing die IT-Investitionen sinken. Das bessere Kosten-Nutzen-Verhältnis wird dazu führen, dass viel eher digitale Innovationen eingeführt werden können und die Fachabteilungen somit eine größere Autonomie bei der Auswahl der passenden Lösungen erhalten können.

Fazit: Wer verstanden hat, dass Digitalisierung nichts mehr mit dem starren Ersetzen einer IT-Landschaft durch die nächste zu tun hat, wird Schritt für Schritt Unternehmensabläufe schaffen können, die sich gegenseitig potenzieren.