Gute Arbeitsleistung erfordert gutes Werkzeug. Das gilt sowohl für den Akkuschrauber, als auch für die mobile Applikation und für Smartphone oder Tablet. Allerdings ist das Angebot an mobilen Anwendungen für Monteure riesig. Es ist kaum möglich, die einzelnen Apps zu vergleichen und die Unterschiede zu erkennen. Erschwerend kommt hinzu, dass die meisten modernen Branchensoftwarelösungen eigene Applikationen für das mobile Arbeiten auf der Baustelle anbieten. Wie soll da eine vernünftige Auswahl getroffen werden?
Diese Funktionen brauchen Apps für den Handwerksbetrieb
Die Aufgaben, die Deine Monteure rund um den Kundendienst oder die Baustelle abwickeln müssen, sind vielfältig und umfangreich. Um den organisatorischen, administrativen Teil dieser Aufgaben zu digitalisieren, braucht es leistungsstarke Applikationen.
Idealerweise decken diese folgenden Funktionsumfang ab:
- Die Planung des Arbeitstages und der Arbeitswoche über einen Kalender, der entweder auf den Monteur oder die Arbeitsgruppe bezogen ist. Dieser Kalender stellt alle Aufträge tages- oder wochenbezogen den Monteuren zur Verfügung. Noch nicht verplante Aufträge werden in einen offenen Auftragspool eingestellt und können von den Monteuren eigenständig und nach Bedarf aus dem Auftragspool gezogen werden.
- Zugriff auf alle Informationen zum Kunden, zu den Ansprechpartnern und zu den Aufträgen beziehungsweisen Projekten und Baustellen stehen den Monteuren digital zur Verfügung.
- Zugriff auf wichtige Dokumente, Pläne und Fotos, d. h. im Grunde genommen auch ein individuell von den Rechten her einstellbarer Zugriff auf die Kunden- und auf die Projektakte. Die digitale Bearbeitung des Kundendienstauftrags bzw. Projektauftrags.
- Zugriff auf einen eingeschränkten Artikelstamm mit den wichtigsten Artikeln für die Baustelle.
- Die Abbildung eines Fahrzeuglagers. Hieraus soll eingesetztes Material dem digitalen Arbeitsauftrag hinzugefügt werden können. Kleine Materialbestellungen können direkt abgesetzt oder als entsprechende Bedarfsmeldungen ans Büro gesandt werden.
- Die Erfassung der Arbeitszeiten, sowohl für die Lohnbuchhaltung, als auch für die Abrechnung gegenüber dem Kunden erfolgt vor Ort und digital. Dies sollte administrativ trennbar und im Büro noch einmal überprüfbar, anpassbar und korrigierbar sein.
- Die Dokumentation der Auftragsabwicklung mit der Möglichkeit, Fotos von der Baustelle zu erstellen, diese zu bearbeiten und der richtigen Kunden- und Projektakte hinzuzufügen.
- Checklisten zur Unterstützung der Monteure (z. B. bei Wartungen).
- Kommentarfelder für wichtige Informationen.
- Bautagesberichte in verschiedenen Formen.
- Die Möglichkeit, Warenbewegungen digital zu dokumentieren (Einbuchung, Ausbuchung über Barcodes oder QR-Codes).
- Eine Diktierfunktion oder die Möglichkeit vorgefertigte Textvorlagen in den Aufträgen einzufügen erleichtert die Arbeit der Monteure.
- Die Fähigkeit der App offline zu arbeiten, damit die Monteure alle wichtigen Informationen auch dort abrufen und eingeben können, wo kein Mobilfunkempfang besteht.
- Eine punktuelle GPS-Ortung bei Hinterlegung bestimmter Zeitstempel (z. B. Anfahrt oder Beginn der Arbeit auf der Baustelle, oder Abschluss der Baustelle) erleichtert die Dokumentation. Damit ist im Büro jederzeit klar, wo sich welches Team befindet. Das erleichtert die Kommunikation mit Kunden und die flexible und tagesaktuelle Planung und bei Bedarf auf Umplanung weiterer Aufträge.
Viele Funktionen unter einer Oberfläche: die Branchensoftware
Die Anbieter moderner Branchensoftware haben ihre Lösungen um mobile Funktionen erweitert. Damit haben sie einen entscheidenden Vorteil: Je mehr der von Dir benötigten Funktionen sich in einer App zusammenfassen lassen, desto durchgängiger ist für Dich die Bedienung. Eine Kombination von (alter) Branchensoftware mit externer Software bedeutet immer einen Bruch, der in der Regel zu erheblicher Mehrarbeit führt. Diese Vorgehensweise ist deshalb nur in Einzelfällen zu empfehlen. Ausschlaggebend ist, ob und welche der von Dir benötigten Funktionen sich in einer einzigen App abbilden lassen. Eventuell wirst Du Kompromisse hinsichtlich des Funktionsumfangs schließen müssen. Die „Eierlegende Wollmilchsau“ gibt es in der digitalen Welt leider auch nicht.
Auch wenn es mühsam klingt, gilt: jede Lösung ist individuell zu bewerten und auf ihr Kosten-Nutzen-Verhältnis zu prüfen.
Fazit: Was zeichnet eine gute App aus?
Gleichgültig, ob Du eine Branchensoftware mit eigener mobiler App oder eine branchenfremde App einsetzen willst.
Achte darauf, dass die App …
- möglichst viele Funktionen, die Du tatsächlich brauchst, vereint
- einfach zu bedienen ist
- eine übersichtliche Benutzeroberfläche hat
- auch offline funktioniert
Es ist nicht falsch, bei der Entscheidung auch Deine Monteure mit einzubeziehen. Sie müssen am Ende mit den Apps arbeiten.
Dieser Beitrag entstand gemeinsam mit dem Handwerkscoach Klaus Teßmann.
Foto: https://dedicative-productions.de/
